Câte firme atâtea moduri de administrare contracte există. Iată câteva moduri de administrare contracte pe care le-am întâlnit până acum.
Într-un singur folder
Toate contractele se află salvate în același folder. Nu are importanță că unele sunt ciorne sau că sunt de acum 10 ani. Toate se află acolo în folderul numit „Contracte”. Doar o singură persoană poate să găsească ceea ce trebuie. Acea persoană este patronul sau un angajat „foarte valoros”. Te recunoști?
În google drive
Tehologia din zilele noastre face ca și noi să evoluăm. Considerăm ca dacă există google drive sau ceva asemănător pot salva fără nicio regulă documentele și contractele pe google drive astfel încât să avem acces la acestea de oriunde. Nimic mai fals și mai insecure. În primul rând, există un spațiu limitat care după ce s-a epuizat generează costuri lunare. În al doilea rând, dacă contul de gmail a fost spart, atunci toate documentele pot fi șterse sau să ajungă acolo unde nu trebuie. Folosești acest sistem?
Local pe calculator
Tipul de patron paranoic că toată informația lui ar putea fi furată de alții și că trebuie să protejeze excesiv accesul la documente. Doar el sa aibă acces la documente și nimeni altcineva. Te-ai gândit că poți pierde toată informația doar fiindcă calculatorul a fost furat sau virusat? … iar informația nu a fost salvată pe niciun server?
În rețea pe server
Alții, s-au gândit să limiteze posibilele riscuri de compromitere a informației și acestea să fie salvate pe un server. Așa lucrează, de obicei, firmele mari cu un număr mare de angajați unde partajarea informației este esențială pentru eficientizarea muncii. Unii lucrează pe calculator documentele draft care sunt urcate pe server când sunt finale. Alții au implementat politici prin care ceea ce se lucreaza pe server se copiază automat pe server.
Adevărul este că orice formă de administrare contracte este cea mai bună dacă te ajută pe tine, ca individ, să îți eficentiezi munca.
Aici intervine SMARTINC care duce această eficentizare la un alt nivel.
Să presupunem că la un moment dat sunt 20 contracte în diferite stadii. Unele abia se discută și urmează să fie semnate, alte contracte sunt în derulare, altele sunt în perioada de garanție iar altele trebuie reînoite. Este dificil să gestionezi evidența tuturor acestor contracte. Ce faci? Începi să scrii într-un excel? Scrii pe o foaie stadiul fiecărui contract? Îți recomand să utilizezi SMARTINC!
SMARTINC te ajută la administrarea contractelor. Introduci o singură dacă dintr-o interfață web datele contractului iar aplicația are grijă să te notifice pe email când expiră contractul, când intră în perioada de garanție sau dacă s-a prelungit cu X luni. Astfel, din câteva clic-uri poți afla care contracte sunt în derulare, care sunt finalizate sau care sunt în garanție.
Dacă nu ești singur pe zona de contracte, SMARTINC îți permite să creezi conturi suplimentare de utilizatori.